чек -лист Аренда зала

     На первый взгляд  ну что ту сложного забронировать зал для конференции и ли презентации продукта? Google мне в помощь и все будет на 5+. Вон сколько их на различных сайтах: высокотехнологичных и простых, дешевых и дорогих, больших и маленьких, как в центре, так и на окраине.

     Так думают большинство людей, которые впервые бронируют зал.

     Аренда конференц-зала -  это весьма трудоемкий и сложный процесс. В этой статье мы решили поделиться нашим огромным и что не мало важно жизненным опытом.

     Ежедневно в отель «Жовтневый» поступают звонки с просьбой забронировать конференц-зал или комнату для переговоров и действительно в течении пары минут администратор бронирует заветный зал.

       И вот он - день икс настал! За 30 минут до мероприятия организаторы начинают носится по холлу отеля в поисках то воды, то нужного разъёма для проектора или ноутбука, листиков, бутылок с водой и прочих, казалось бы, мелочей.  И все конечно находится, заменяется и мероприятие проходит как надо, но сколько сил и энергии было потрачено впустую.

      Мы никоем образом не хотим никого обидеть или выставить в дурном свете. Искренне надеемся, что чек-лист на аренду конференц-зала от отеля «Жовтневый  будет Вам полезен.

А вот и он:

1. Определитесь с географией Вашего мероприятия по принципу удобное местоположение для всех участников;
2. Рассчитайте максимальную стоимость аренды, которую Вы готовы потратить.
3. Четко сформулируйте все требования к залу для Вашего мероприятия:

• Площадь помещения;
• Кол-во посадочных мест;
• Климат в помещении (температура в зависимости от времени года, наличие кондиционера, окон для проветривания, жалюзи или портьеры для затемнения помещения и т.д.);
• Расстановка в зале (театром, классом, полукругом, кругом, со столами или без, Ваша специальная расстановка);
• Дополнительные реквизиты (проектор, экран, флипчарт, листы для флипчарта, переходники для соединения проектора и компьютера и т.д.);

4. Организация кофе-пауз или перерывов, если у Вас длительное мероприятие (уточните является ли обязательным заказ кофе-брейков в кафе/ресторане или Вам разрешат принести печеньки и прочие плюшки с собой или даже заказать доставку у другой организации и это не противоречит с правилами аренды);
5. Канцтовары и печатная продукция: ручки, блокноты или листы бумаги, распечатки для участников, буклеты, визитки, баннеры и др. (уточните есть ли распечатка документов, цветная или черно-белая печать, ее стоимость, перечень и   наличие канцтоваров на продажу, можно ли переслать на адрес арендатора печатную продукцию к примеру новой почтой, чтобы не везти все с собой, если Вы из другого города и т.д.)
6. Если Вы проводите/организовываете мероприятие в своем городе, то найдите время и не поленитесь приехать и посмотреть зал лично.   В процессе знакомства с помещением у Вас могут появится новые вопросы, которые никогда не возникнут за монитором компьютера/телефона.
7. Если у Вас большинство участников и гостей иногородние, то удобно арендовать помещение в отеле/гостинице: есть возможность расселения, организации комплексного питания, отсутствие транспортных расходов и уж точно никто не потеряется)))

Запомните: основой успешного мероприятия, является идеально подобранное помещение.

И еще, не бойтесь задать больше вопросов и быть надоедливым заказчиком. В сфере обслуживания всегда рады Вашим вопросам ДО мероприятия , чем  В день проведения.